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Date: 2018/02/27

気をつけたい! 『読みやすい』メールの書き方

こんにちは、ANDSPACEの後藤です。
今回はHTMLやCSSとは違って、よく使うメールの話題にふれてみたいと思います。

皆さんは、クライアントとの連絡手段にメールをよく利用していますよね。
ビジネスメールは書き慣れていないと、意外に時間がかかってしまったり、
社会経験が豊富な方でも気づかないうちに、失礼な文章を送ってしまったりすることもあります。
私自身もその1人です。

ただ、敬語や謙譲語の使い方は、他ブログでたくさん紹介されていますので、
今回は、『読みやすい』メールを作る上で、普段気をつけてることについてオハナシします。

テキスト形式のメールにする

テキスト形式?って思う方もいるかもしれませんが、
メールには、「テキスト形式」と「HTML形式」があります。

「HTML形式」は、文字に色をつけたり、文字サイズを変えたりすることができるんですが、
一見、文章の見栄えが良くなりますが、実はすごく読みづらかったりもします。
また、メールソフトによっては、表示出来ないこともあるんです。

過去に「HTML形式」のメールで、赤字を多用したメールをいただいたことがあります。
実際、インパクトが強くて開いたときにびっくりしました。
読んでみると、重要箇所をマークされていたんですが、なんとなく気分が落ちたことをおぼえています。
意図は理解できますが、なるべく「テキスト形式」で送るようにした方がいいです。

改行を使う

文字を追い続けると目が疲れますし、内容が頭に入ってきません。
適宜に改行を入れたり、情報のまとまりごとに1行空白を入れるだけで、
全体に読みやすく伝わりやすい文章になります。

長過ぎる1行を作らない

文字幅が長い文章は読みにくいものです。
一般的には、30〜35文字くらいで折り返すのが良いと言われていますが、
文章が不自然に途切れて折り返すと、かえって読みづらくなるので、
僕は、文章の意味が途切れない、適切な箇所で折り返すようにしています。

読点は多めにいれて、読手に休憩を

『読点(、)』を多めに入れて、文章を切りましょう。
長い文章を読んでいると、相手も疲れてストレスです。
読点を入れることでストレスがなく、テンポよく読み進めることができます。
ただし、読点を多用しすぎると逆に稚拙に見えて、悪い印象を与えるので注意が必要です。

専門用語を避ける

サイト制作に携わっていると専門用語が多くなりがちです。
難しい専門用語は、肝心な内容が伝わらなかったり、誤解が生じることも考えれます。
相手が専門家でないなら、なるべく避けてわかりやすい言葉を選ぶようにしましょう。
また、「わかるだろう」「知っているだろう」はNGです。
相手の身になって、親切な文章を心がけましょう。

記号や罫線を利用する

確認事項や要点が複数ある場合は、箇条書きを使うと相手に明確内容を伝えることができます。
さらに、文頭に『■□●◯※』といった記号を使って見やすくすると、
要件がまとまり整理されるので読みやすさも向上します。
ただし「◇★」などは、相手によって幼稚に見える可能性もあるので避けたほうが無難です。