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AND SPACEのプロ代表取締役 谷川です。
プロって言葉、好きです。
いろんな肩書にプロってつけると、楽しくなってきます。
プロゴルファーは違和感ないのに、プロコピーライターって言うと胡散臭さがエゲツないです。
プロ警察官は多分ニセモノです。
プロ看護師なんてもはや企画物。
でも、プロAV女優は逆に上位種な感じがするから不思議です。
チェ・ゲバラはプロ革命家です。
効率化するにはまずは環境から
効率化を進めるにあたり、考え方や人の配置・仕組みなども重要ですが、一番手軽で結果が出やすいのが、作業環境の効率化です。
今回はAND SPACEが取り組んでいる環境面からの効率アップ方法についてまとめました。
ついでに腸内環境も整えておければ、なお良いよ。
1.PCや作業環境にお金をかける
AND SPACEではPCはMac miniを使用しています。
Mac miniは、一番安いもので約5万円ですが、メモリやプロセッサなどをフルで積むと15万円以上と価格が3倍も変わります。
でも、全部積みます。
これは計算してみたら簡単。
体感値ではありますが、保存速度、データの読み込み速度、アプリケーションの切替時などの待ち時間を合計した場合、最も安いものと高いものでは、少なくとも1日1時間は作業速度が変わります。
仮に僕が時給1000円と考えた場合、一般的な企業の出勤日数245日で計算すると、245時間×1,000円で、24万5000円の人件費が浮き、差額10万円を差し引いても、大いにおつりがきます。
しかも、通常こういった機器は3年で償却を考えますので、3年間では73万5000円となり、大きな人的コストの削減となります。
また、弊社のデザイナーは全員デュアルディスプレイ（モニターを2枚使うこと）を採用しています。
ある研究結果では、デュアルディスプレイにすることで作業効率が42%向上するとも言われていますが、体感値としてもそれ以上感じます。
PHILIPSのモニターであれば、1枚2万円前後で販売しているため、お金に換算すれば採用しない理由がないと言って過言ではないと思います。
ただし、スペースの余裕が必須ではありますが。
2.データの共有に時間をかけない
作業データの共有に、メールに添付して何度も往復するのは非常に手間で、時間も取られます。
しかも、どのデータが最新か分からなくなったりして、ミスにつながることも多々あります。
ましてやダウンロードにもアップロードにも時間のかかる重たいデータであればなおのこと。
AND SPACEでは、すべての作業データをgoogleドライブで常時共有状態にしています。
それにより、スタッフ全員が常に最新の状態のデータを共有できるため、データの往復に時間や手間をとられることがありません。
外注さんやクライアントでも、定期的にデータのやり取りを行う方にはGoogleドライブのインストールをお願いしています。
また、作業進行の確認や情報整理にエクセルを使用することも多いと思いますが、AND SPACEではエクセルではなくGoogleのスプレッドシートを使用しています。
使い方はエクセルとほぼ同じですが、Googleのサーバー上ですべての作業がリアルタイムで保存され続けるため、上書き保存→メール作成→添付→相手がダウンロード→相手が書き込む→相手が返信してくるっていう手間が一切必要ありません。
しかも無料だし。
しかも無料だし。
本当にこれを採用してからエグいぐらい楽になりました。
テクノロジーが人を助けた好例と言えます。
使ってみて！まじで使ってみって！！
3.データ管理にルールを設ける
AND SPACEでは、データの階層構造、名前の付け方、削除するデータと保存するデータなどにすべて厳密にルールを設けています。
ルール違反が見つかると、僕が小鬼の形相でオコになります（かわいい）。
こらっ♥
ってぐらいのかんじで、かわいくね。
AND SPACE流データ管理方法は次回のブログで書こうと思っています。
4.ペーパーレスを心がける
紙のメリット
- 見やすい
- 人に渡す時に楽
紙のデメリット
- スペースを取る
- 検索できない
- すぐ無くなる
- すぐ汚れる
- 複数人で共有できない
こう並べたら、間違いなくペーパーレスを推奨すべきと思います。
紙の方が見やすいってのも、必要な時に再度プリントアウトすればよいし。
都度プリントアウトしたとしても、探すのにかかる人件費と保存スペースを考えればおつりが来ると思われます。
データが無くなってしまうっていうデメリットも無いことはないですが、それ以前にデータのバックアップぐらい常時しとけって話で。ね。
次回はAND SPACEのデータ管理方法について書こうと思います。
以上、プロ男性コピーライターの谷川でした。
谷川
この記事を書いた人「本気でぶつかる」第一人者。17歳でロンドンへ短期留学。18歳でデザイナーを目指し制作会社に入社。次第に個人での受注が増え、23歳で起業。以降、じわじわ組織化していく。2021年に社長を退き、現在は顧問的なポジションに。座右の銘は「どうせなら全力」。株式会社デリシャステイク取締役、株式会社BOB不動産取締役、株式会社上田酒店デザイン事務所取締役、大阪総合デザイン専門学校非常勤講師を兼任。肩書が多いため胡散臭いが、会ってみるとホントに胡散臭い（がんばれ！）。
