Date: 2019/02/27

Webで会社の説明書をつくろう！社内マニュアルのメリットと気をつけるべきこと

こんにちは、デザイナーのマエノです。
最近はまた手洗いうがいのブームが来ています。

 

早速ですが、こんなストレスありませんか？

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「人によってルールへの認識・指示の内容が違う」
「雑務のやり方を忘れてしまったが、まわりの人に聞くと怒られそうで怖い」

社会人になった多くの人がまずは衝突する壁ですよね…。

 

そんなときは、マニュアルを作ると一気に解消！

やや胡散臭い見出しになってしまいましたが、今回はとにかく社内専用のマニュアルがあるだけで全然違うんだぜって話をしていきたいと思います。

社内マニュアルとは、主にルールややり方をメインにまとめた会社の説明書です。
社内の方針、就業規則などの基本情報、各手続きの手順などを確認するためのものです。

何を隠そう、弊社AND SPACEもこのマニュアル制度をバリバリ活用している会社の内の一つです。運用の担当者は私ですが、追加や修正の余地がある箇所は周囲のスタッフにも協力をいただきながら日々管理しております。

 

AND SPACEのマニュアルはこんなかんじ

WordPressでサイトを作って管理しています。

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AND SPACEマニュアルのカテゴリー一覧

  • 社内ルール
  • 社内の日常業務
  • 設備
  • PC設定
  • データ管理
  • 事務処理
  • デザイン制作
  • Web制作
  • ライティング・文字校正
  • 撮影

勿論、各詳細だけでなく、構成自体が大きく変わることも多々あります。カテゴリーはそれぞれの会社の業務内容に合わせて形が違うはずなので、なんとなくの決め方はつかみつつも、そのまんま真似はしない方がいいかもしれません…。

 

絶対にWebで作った方がいい理由

man with hands on face scared

マニュアルを印刷してファイルに保管しようとしているだって！？
はやまるんじゃない！まずはWebで作ることによるメリットを見てちょーだい！！！

 

1. スマホでいつでも見ることができる

ふとした時、または急ぎの際に会社のルールを確認したいことってありますよね。Webで作っておくと、いついかなる時でも自分のスマホでチェックが可能なので非常に便利です！彼氏彼女がいなくて部屋で死んだように壁を見つめている時も、便秘によりトイレで時間を持て余している時も見直すことができます。

 

2. 追加・修正の作業が楽ちん

もしマニュアルが紙媒体の中、「この内容追加しといて」とお願いされたら…
そう、地獄と書いて地獄と読むアレ（地獄）です！！
毎回印刷しなおしてページを入れ替えてどうこうと、管理者の手間がえげつないことになってめちゃくちゃ可哀想なので、可能ならばぜひとも避けてあげましょう。

 

3. かさばらない、なくさない

紙ってなんだかんだ結構ジャマ！うっかりどこに置いたか忘れてしまうことだってあります。しかしWebならそんなことはまず起こりませんし、なんなら必要な時に必要なページだけ印刷することだってできちゃうわけです。保管方法として非常に優秀な役割を果たしてくれます。

 

注意すべきポイント

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1. 最初にマニュアル自体のルールを決める

何よりもまずここをスタッフ同士で定めましょう。管理者は誰にするのか、ルールが変わったときはどのような流れで対処していくのか。あとは見出しや言葉遣いのルールなんかも最初の内に決めておかないとあとあと大きく手間が生じてしまいます。

↓AND SPACEもこんなかんじでマニュアルにおけるルールを記したページを作っています。

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2. 管理者はなるべく一人にする

自分が知らない部分の原稿を用意してもらうなど、要所要所で周囲のスタッフの方々に協力してもらうことは全然問題ありません！しかし、それらを編集・管理するのは一人に絞っておいた方が安全でしょう。
例えば、言い回しにルールを設けたとしてもやはり人が違えば多少の癖の違いが生じてしまいます。「マニュアルなのに統一感がない」という状態は元も子もないので非常に危険です。

 

3. 新人が初めて見てもわかるようにつくる

マニュアル＝説明書なので、前知識がない人でも簡単に理解できる内容でなければなりません。また、これを徹底することによって、新人さんが入ったときに「とりあえずこのページに書いてあるルールを見ておいて」で済むので、説明の手間も大きく省けます。新人さんも自分のペースで仕事をおぼえることができます。「わかりやすく」「簡潔に」は常に意識しておくと◎。

 

4. 内容は重複させない

結構あるんです、コレ…！Aの記事に書いてた内容が、そういえばBの記事内にもある。これは閲覧者を混乱させる要因の一つなので、どこに何があるか把握しておくのはとても大事なことです。かといって一つも忘れずにいることなんて当然難しいので、記事のタイトル・大まかな内容を記した一覧表も併せて用意しておくと便利ですね。

 

まとめ

マニュアルを作ることによるメリット

  • 言ってることが違う上司達に惑わされる機会が減る
  • 社内全体の方針がブレにくくなる
  • 新人教育の手間が省ける
  • 内容を忘れて怒られる機会をこっそり回避できる

デメリット

  • 運用に手間がかかる
  • 構成を考えるのが難しく、カオスな状態になりやすい

 

こーんなかんじで、作るまでと動きがあった際に少し大変なマニュアルですが、これがあるだけで普段の業務もルールの改定もかなり円滑に進みますよ！特にスタッフ同士で認識のズレを感じている方は試してみる価値アリです。

以上、閲覧ありがとうございました！

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