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こんにちは、最も嫌いなモノは「整理されていない情報」の谷川です。
デスクトップがグチャグチャになっている人とか見ると、気が狂いそうになります。
デスクトップをガチャガチャした背景にしている人とか見ると、気が狂いそうになります。
ちなみ僕のデスクトップはこんなかんじです。
話は変わりますが、「財布に家族写真を入れておくと財布を落としても警察に届けてもらいやすくなる」と聞いたことがあったので、子供がいないのでネットで適当に拾った家族写真を携帯の待受にしていたら、周りから怖がられました。
合理性に基づいた判断であり、サイコパスなんかじゃありません。勘違い、良くない。
データ名のルール
データ名に個人の癖があると共有しにくくなるので、全員同じルールに則ってデータを作成します。
AND SPACEでは案件名やデータ名などをクライアントIDとコンテンツIDというもので管理しています。
クライアントIDとは、読んで字のごとく顧客のIDです。
顧客管理ツールに各顧客ごとに3文字以内のアルファベットでIDを割り振ります。
例えば株式会社デリシャステイクさんの場合はdtk、株式会社マジェスティックウォーターさんの場合はmtwの様に適当に付けます。
コンテンツIDとは、制作物の内容です。
こちらもコンテンツIDリストを制作してあるので、ブックレットの場合はbl、名刺の場合はncなど略称となるアルファベットを割り振ります。
この2つのIDを組み合わせたモノがデータや日報、案件管理シートにて使用されます。
例えばデリシャステイクさんのブックレットを制作する案件の場合、dtk_blとなります。
これにより、データや日報を見ただけで「デリシャステイクさんのブックレットの案件だな」とひと目で分かるようになります。
データ名をアルファベットにする理由
最近はかなりマシになりましたが、OSが違うデバイスでデータをやりとりする場合、やはり日本語ではバグが出ます。
サーバーなんかを介したらかならず文字化けしちゃいますしね。
それに、データを検索する時もカタカナ・ひらがな・漢字・英語が混じっていると、どの表現にしたか分からなくなって検索に引っかからないなんてこともしばしば。
ですのでAND SPACEでは、データ名は半角英数字のみにしています。
階層構造のルール
AND SPACEのデータは、ほとんどが制作物のデータなので、制作物の階層構造を例にします。
まず制作物は全て「portfolio」というフォルダに格納されます。
次に、その中でクライアント毎にフォルダ分けし、その中で案件ごとのフォルダがあります。
もしもブックレットを2回作ったりした場合は、bl01、bl02と連番でフォルダ分けします。
よく日付で分けている会社もありますが、受注日なのか、印刷日なのか、発行日なのかなどややこしいので、皆で話し合った結果、シンプルな連番にすることにしました。
マニュアルでしっかり全体に共有
データの管理ルールが出来ても、全員が理解していなければ意味がありません。
制作会社でよくある光景が、一応ルールは決まっているけど教える人によって微妙に違うパターン。
Aさんに教えてもらった新人さんが、ちょっと違うルールで運用しているBさんに怒られるなんてあったら最悪なので、しっかりとマニュアルにします。
AND SPACEはマニュアルをワードプレスで制作しているため、ルールが変わった場合の更新もラクラクで、かつどんなデバイスからも見れるため印刷する必要がありません。
それにマニュアルをしっかりしておけば、間違った方法をしている人に注意した時に「◯◯さんにこうしろって教わったんですよ〜」なんて言い訳するスキも与えずにすみますしね！
ルール違反者がいないか定期的にクロールする
とはいえ人はミスをするものです。
なので、案件終了時にデータ整理も兼ねて、第三者がルールが適正に反映されているかチェックするルールを設けています。
再三同じミスや勘違いが起きる場合は、ルール自体が悪いのか、勘違いされやすいマニュアルになっているのか、または単にその人が悪いだけなのかを検証し、改善方法を全体で話し合います。
今のルールで適正か定期的に打ち合わせる
ルールとはツールの進化や状況の変化などでドンドン陳腐化していきます。
なので現在のルールが最も効率的なのか、定期的に全体で打ち合わせます。
その際にもっと良さそうな方法がある場合は、実験的に数週間から数ヶ月新しい方法で運用してみます。
それで、イマイチだった場合は躊躇なく前のルールに戻します。
この「とりあえずやってみる、ダメなら元に戻す」というサイクルをどこまで躊躇なく出来るかが最も重要だと思っています。
法律とかは「重大な問題が起きた、だから一度検討しよう」という流れなので、陳腐化しやすいんだと思います。
抱えてる人数も責任の重さも桁が違うので仕方がないことだとは思いますが…。
次回は久しぶりに全然違うことを書こうかなと思っています。
グチャグチャな下ネタとか書きたいけど、怒られそうだから専務に相談してみます。
最近抜け毛が気になる谷川でした。
谷川
この記事を書いた人「本気でぶつかる」第一人者。17歳でロンドンへ短期留学。18歳でデザイナーを目指し制作会社に入社。次第に個人での受注が増え、23歳で起業。以降、じわじわ組織化していく。2021年に社長を退き、現在は顧問的なポジションに。座右の銘は「どうせなら全力」。株式会社デリシャステイク取締役、株式会社BOB不動産取締役、株式会社上田酒店デザイン事務所取締役、大阪総合デザイン専門学校非常勤講師を兼任。肩書が多いため胡散臭いが、会ってみるとホントに胡散臭い（がんばれ！）。
